De fleste organisasjoner som har mer enn en håndfull mennesker, trenger å ha en sterk kommunikasjonsstrategi for både intern og ekstern kommunikasjon. Enten det er varsler om endringer i retningslinjer, daglige prosedyrer eller noe under solen, trenger ansatte å vite om viktige ting.
Dette inkluderer også å utvikle en plan for et kontorflytting og utvikle en sjekkliste for bevegelse.
Selv om du kanskje tror at det er så mange trinn for å planlegge i et kontor, at du ikke har tid til å overveie kommunikasjon, må du virkelig ta en dag eller to for å lage en fast strategi som vil holde både ansatte og kundene dine klar over av de kommende endringene.
Ganske viktig er det at du ønsker å holde de ansatte direkte engasjert i flyttingen, siden de sannsynligvis vil være mest berørt av flyttingen.
Viktige interne meldinger
De viktigste meldingene bør omfatte tidtaking, pakking, kontorfester, nytt kontoroppsett og detaljer om det nye stedet.
- Tidslinje : Forsikre deg om at du viser alle viktige trinn i farten, så alle vet hva de kan forvente og når.
- Pakkeinstruksjoner : Gi personalet instruksjoner om hvordan de skal pakke kontorene sine eller avlukkene for flyttingen. Dette bør inkludere hvor du kan få pakningsmateriell, hva de er ansvarlig for pakking og frister.
- Avansert varsel om kontorfester : Under flyttingen kan det hende du må stenge kontoret for å muliggjøre den endelige pakking og flytting av kontorutstyr og møbler. Forsikre deg om at de ansatte er klar over disse datoene og om og hvordan virksomheten vil fortsette under flyttingen, og hvordan dette vil påvirke arbeidsplanen og arbeidsmengden.
- Ny kontorplan : Personalet vil tidlig vite hvordan den nye plassen vil se ut og hvordan kontorene blir satt opp. Vil de fortsatt ha sin egen plass, eller vil de nå være i et avlukke eller åpen planløsning? Forsikre deg om at du lager en måte å informere ansatte om hvordan arbeidsområdet deres kan endre seg.
- Det nye alternativet for plassering, parkering og pendling : Gi personalet all informasjonen de trenger om det nye stedet, slik at de kan forberede transport til den nye plassen.
Måter å kommunisere mål til ansatte
Måten du leverer meldingen på bør avgjøres av hvilken type melding den er. For eksempel kan tidslinjen enkelt leveres via bedriftens intranett; mens kontoravslutninger kan være best presentert på et personalmøte for å sikre at spørsmål kan stilles og besvares.
- Intranett : For de selskaper eller organisasjoner som har et intranett, er dette vanligvis den beste plattformen for de fleste meldinger. Det muliggjør enkle oppdateringer til filer og informasjon som kan nå alle ansatte.
- Personalmøter: Uansett hva meldingen er, er personalmøtene et bra sted å gi kunngjøringer og gi personalet muligheten til å ha en fullstendig diskusjon. Du kan også bruke møtetid til å gå gjennom hvordan informasjonen vil bli kommunisert slik at personalet vet at de vil bli informert.
- E-post : Selv om e-post er enkelt, er det ikke alltid den beste måten å videresende informasjon på. Du ønsker ikke å sende ut så mange e-postmeldinger at folk ikke kan finne informasjonen når de trenger den. Hvis du bruker e-post, må du sørge for at du bare bruker den for å fortelle folk hvor de kan få informasjonen.
- Vanlige mapper : Hvis du ikke har et intranett, kan du lage en felles mappe på en nettverksstasjon som alle kan få tilgang til.
- Oppslagstavle : Du kan bruke et fysisk rom for å legge ut informasjon. Folk kan sjekke det ofte, og det gir også et sted hvor folk kan samles og diskutere bekymringene sine.