Jobber du for et selskap som har hyppige møter? Lurer du noen gang på hva du skal gjøre og hva som anses som riktig oppførsel på disse samlingene? Frykter du deg for å delta på møtene fordi du er redd for at du kan begå en faux pas som kan sette din posisjon eller muligheter for avansement i fare?
Vanligvis forbeholder ledere, teamledere eller bedriftsledere retten til å sette i gang forretningsmøter når de føler behov. Enten de er planlagte arrangementer eller blir kalt til et bestemt formål, alle som skal delta, må følge riktige retningslinjer for forretningsetikette.
Leder
Før møtet er det viktig å ha alt organisert, slik at du ikke kaster bort noens verdifulle tid. Du vil at den skal fungere så jevnt og etter planen som mulig, men likevel gi tid til spørsmål og tilbakemeldinger om mulig. Nøkkelen er å vise respekt for alle involverte.
Her er noen anbefalte retningslinjer:
- Ha en skriftlig agenda med en logisk sekvens og realistiske tider. Hvis tid og ressurser tillater det, kan du sende kopier til alle som vil delta.
- Send en invitasjon til potensielle deltagere med så mange detaljer om møtet som mulig, inkludert beliggenhet, starttid, hva de skal ta med og sluttid.
- Begynn med en vennlig hilsen og la alle vite når det er greit å stille spørsmål.
- Ta vann ved podiet eller foran rommet, og nipp til det mellom temaene eller når noen andre snakker.
- Du trenger ikke skrive ned talen din ordrett, men du bør i det minste ha kulepunkter i notatene dine. Hvis du ikke gjør det, kan det føre til at du hopper rundt fra et tema til et annet og mister oversikten over hva du trenger å si. Dette kan føre til at du kaster bort tid og lar de fremmøtte lure på poenget med møtet.
- Vær oppmerksom på deltakernes kroppsspråk. Hvis du ser at folk mister interessen, ta en pause og sjekk deg selv for å forsikre deg om at du ikke gjentar informasjon eller bruker for mye tid på noe som ikke er relevant.
- Har noen få anekdoter for å holde møtet interessant. Unngå imidlertid å fortelle upassende vitser som til og med har et snev av sexisme, rasisme eller noe annet som kan krenke andre.
- Ikke stjel andres ideer og kall dem dine egne. Gi alltid kreditt til andre for ideer og vellykkede oppgaver.
- Mens det er greit å bevege seg litt, ikke tempo frem og tilbake over fronten av rommet. Dette får deg til å virke nervøs.
- I løpet av spørsmålet og svarperioden, vær stille til den som spør, er ferdig før du svarer. Hvis du ikke forstår spørsmålet, kan du be ham eller henne gjenta det eller forklare spørsmålet ytterligere.
- Hvis noen fremstår som sint eller fiendtlig, hold deg i ro og be personen diskutere dette med deg på et senere tidspunkt.
- Avslutt møtet tidlig hvis mulig. Det er bedre for det å være kortere enn å miste oppmerksomheten fra de fremmøtte.
Deltakere
Alle som er innkalt til møtet bør delta med mindre omstendighetene ikke tillater det. Hvis du vet om møtet på forhånd, kan du vurdere å ta deg ekstra tid til din personlige pleie for å vise respekt for alle veiledere som deltar. Kle deg passende for forretningsnivået.
Tips om møteoppførsel:
- Hvis du blir bedt om å sende en bekreftelsesmelding, gjør du det så snart du kommer inn på møtet i kalenderen.
- Vis på tid. Kom dit noen minutter for tidlig hvis mulig.
- Sjekk mobiltelefonen din og sørg for at den er stille eller slått av. Du skal aldri sende tekstmeldinger under et møte med mindre lederen ber deg om å få en bestemt person.
- Hvis det serveres forfriskninger, er en drikke akseptabel. Imidlertid, med mindre alle andre spiser, kan du vente til etter at møtet er over for å ta en matbit.
- Hvis dette er et lunsjmøte, ta med maten til bordet og spis den så rolig som mulig og uten å være oppmerksom på deg selv.
- Ikke chat eller utveksle notater med andre deltagere. Dette er veldig forstyrrende og kan gi inntrykk av at du ikke tar jobben din alvorlig nok til å være nøye med det som diskuteres.
- Hvis du blir bedt om, svar så direkte som mulig. Når du ikke vet svaret, ber du om unnskyldning og være ærlig. Ingen svar er bedre enn feil.
- Etter møtet, takk foredragsholderen.
- Ikke nøle deg i møterommet lenger enn nødvendig. Å henge med vil få deg til å virke inaktiv, og du vil ikke at sjefen skal tro at du bruker møtet til å avverge dine plikter.
Møter på en restaurant
Noen ganger kalles det lunsjmøte, og det kan avholdes på restaurant. Selv om dette er borte fra kontoret, må du huske at du fremdeles er på jobb.
Flere møtetips for restaurantmøter:
- Glem aldri bordet ditt.
- Håndter uheldige måltider med nåde og god væremåte.
- Bruk riktig redskaper. Hvis du er i tvil om hvilken gaffel som følger med hvert kurs, følg personen som leder møtet.
- Hvis du er på en bufférestaurant, må du kjenne til riktige måter å hjelpe deg selv på.
- Følg riktige retningslinjer for å spise fingermat.